Que la atención se haya prestado bien y que la factura tenga el visto bueno de la Dian no garantiza que el dinero llegue. Basta con un dato mal digitado para que un médico independiente, un consultorio o una IPS pequeña se quede esperando el pago. Esa es la advertencia central de un informe de Biofile sobre facturación electrónica en salud, que enumera las fallas más repetidas y propone una lista práctica para no caer en ellas.

Quiénes están expuestos y cómo funciona el trámite

El riesgo alcanza a médicos independientes, odontólogos, psicólogos, terapeutas, laboratorios y prestadores de menor tamaño. En todos los casos, la factura electrónica no viaja sola: debe ir acompañada del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud, el RIPS. En ese archivo quedan consignados los datos del paciente, el diagnóstico, el servicio prestado y los valores cobrados.

Cuando toda la información concuerda, el sistema entrega el Código Único de Validación (CUV), que es el requisito para presentar la cuenta ante la EPS o el pagador que corresponda. Si algo no cuadra, el archivo se devuelve, hay que corregirlo y transmitirlo otra vez.

Lo que cambió con la Resolución 948 de 2026

Esa norma ajustó varias validaciones. A partir de junio, inconsistencias que antes solo generaban una alerta pueden derivar en rechazo; y desde julio los prestadores están obligados a actualizar sus sistemas e incorporar nuevos campos. El Ministerio de Salud precisó que varias de esas revisiones no impedirán la generación del CUV, pero esa aclaración no exime a nadie de adaptar los programas ni de verificar la información antes de transmitir cada cuenta.

Hay otro factor que aprieta: el facturador cuenta con 22 días hábiles, contados desde la expedición de la factura validada por la Dian, para radicar la cuenta, el RIPS aprobado y los soportes. Cada corrección tardía se come parte de ese plazo.

La lista de chequeo antes de radicar

  • Los datos del paciente. Un número de documento errado, un tipo de identificación equivocado o diferencias entre archivos frenan el trámite. Esa verificación debe hacerse desde la admisión y no cuando la factura ya está elaborada.
  • Los códigos. Diagnósticos, procedimientos, medicamentos y demás servicios tienen que registrarse con las referencias vigentes. Un código que no existe, que quedó desactualizado o que corresponde a otro servicio puede terminar en rechazo.
  • Los valores. Cantidades, tarifas, copagos, cuotas moderadoras, anticipos y totales deben ser los mismos en la factura y en el RIPS. Incluso una diferencia mínima activa una validación.
  • Los campos obligatorios. Espacios en blanco, formatos incorrectos o información distinta de la permitida bloquean el proceso. Si un dato no aplica, debe reportarse como lo establecen las reglas.
  • El software. Actualizar la herramienta le corresponde al proveedor tecnológico, pero la responsabilidad por la información enviada sigue siendo del prestador. Vale la pena confirmar que el programa ya tenga los últimos ajustes.

“El proveedor tecnológico debe mantener el software al día, pero la norma es clara: quien reporta responde por la calidad, consistencia, integridad y trazabilidad de sus datos. La herramienta ayuda; la revisión humana decide”, señala Dorian Rallón, CEO de Biofile y experto en manejo de información del sector salud.

Rechazo y glosa no son lo mismo

El documento insiste en distinguir dos momentos que suelen confundirse. El rechazo se produce antes de la radicación, cuando el archivo no pasa las validaciones. La glosa llega después: el pagador revisa una cuenta ya presentada y objeta un servicio, un valor o un soporte.

La distinción no es menor, porque cada situación se resuelve de manera diferente. Frente al rechazo, se ajustan los datos y se vuelve a transmitir. Frente a la glosa, hay que sustentar con argumentos y con los soportes que pida el pagador.

El efecto en la caja de los prestadores

El asunto también pega en la liquidez. Al cierre de 2025, 232 hospitales y clínicas registraban cuentas por cobrar cercanas a $25,7 billones, y el 58 por ciento de esa cartera estaba en mora. Cada inconsistencia que se pudo evitar suma una demora más a unos recursos que ya se demoran en llegar.

“Un minuto verificando que el diagnóstico, el servicio y el valor coincidan cuesta mucho menos que semanas persiguiendo un pago que no llega. La calidad del dato es, hoy, parte de la salud financiera de cualquier consultorio”, concluye Rallón.

La recomendación final del informe cabe en cinco preguntas antes de enviar cada cuenta: ¿el paciente está bien identificado?, ¿los códigos corresponden a la atención?, ¿los valores coinciden?, ¿todos los campos están completos? y ¿el programa usa la estructura vigente? Dedicarle unos minutos a esa revisión puede ahorrar devoluciones, correcciones y semanas de espera.